Comarch OCR — faktury kosztowe bez przepisywania

Jak działa ścieżka: skan albo mail, rozpoznanie, dekret w Optimie

Mechanika ma trzy kroki i warto je rozdzielić, bo każdy psuje się z innego powodu.

1. Źródło dokumentu. Dokumenty papierowe skanujesz do wskazanego katalogu, faktury przychodzące mailem zapisujesz w to samo miejsce. Pliku PDF nie ma sensu drukować po to, żeby go skanować — wchodzi wprost.
2. Rozpoznanie. Plik idzie do usługi OCR, wraca komplet danych nagłówkowych: NIP i dane sprzedawcy, numer dokumentu, daty, termin płatności i kwoty w podziale na stawki VAT.
3. Zapis w systemie. Dokument pojawia się w rejestrze VAT zakupu jako pozycja do weryfikacji, z kontrahentem dopasowanym po numerze NIP. Dalej idzie normalną ścieżką programu: opis, zatwierdzenie i księgowanie schematem księgowym.

OCR nie zastępuje księgowej — przenosi ją z przepisywania do kontroli, a decyzja o zatwierdzeniu dokumentu zostaje po stronie człowieka. Szczegóły na karcie Comarch OCR.

Co OCR rozpoznaje dobrze, a gdzie potrzebuje pomocy

Najlepiej wypadają dokumenty powtarzalne: prąd, telekomunikacja, paliwo, abonamenty, stali dostawcy. Co miesiąc ten sam układ od tego samego wystawcy — i tu działa uczenie układów dokumentów. Pierwszą fakturę od nowego kontrahenta zwykle trzeba poprawić, ale poprawka zostaje zapamiętana i kolejny dokument o tym samym układzie wymaga już tylko sprawdzenia. Dlatego skuteczności nie ocenia się po pierwszym dniu, tylko po pełnym miesięcznym komplecie dostawców. Trudniejsze są:

• skany krzywe, ucięte przy krawędzi, prześwietlone albo robione telefonem pod kątem,
• dokumenty odręczne i druki nietypowe, w których dane leżą gdzie indziej niż na klasycznej fakturze,
• pozycje towarowe z długich specyfikacji — nagłówek i kwoty w stawkach to naturalne pole pracy OCR, resztę ustal na etapie wdrożenia.

Dwie zasady, które ratują wdrożenia: jeden katalog wejściowy i twarda umowa, że nikt nie wprowadza faktur ręcznie obok — inaczej po miesiącu masz duplikaty.

OCR a KSeF od 2026 — co się dubluje, a co nie

Od 1 lutego 2026 wszyscy podatnicy odbierają faktury przez KSeF; obowiązek wystawiania objął największe firmy od lutego, pozostałych od 1 kwietnia 2026, a najmniejszych obejmie 1 stycznia 2027. Terminy i kroki po stronie programu rozpisaliśmy w poradniku KSeF w Comarch ERP Optima.

Co się dubluje. Krajowa faktura od podatnika objętego obowiązkiem przychodzi jako plik ustrukturyzowany — nie ma czego rozpoznawać, a skanowanie jej to zużywanie pakietu bez powodu. Za tę część odpowiada Comarch KSeF.

Co zostaje poza KSeF. Faktury od dostawców zagranicznych, bo KSeF jest systemem krajowym. Dokumenty od podmiotów, których obowiązek wystawiania jeszcze nie objął. Rachunki, paragony i inne dokumenty kosztowe, które nie są fakturą w rozumieniu KSeF. Wreszcie archiwum sprzed wdrożenia, jeśli chcesz mieć je w systemie.

Wniosek do planowania licencji: KSeF zmniejsza wolumen dla OCR, ale go nie zeruje. Pakiet dobieraj do dokumentów spoza KSeF, a nie do całej poczty kosztowej sprzed 2026.

Ile to kosztuje w przeliczeniu na jeden dokument

Pakiety OCR & KSeF liczone są stronami, nie sztukami: faktura na trzech stronach pobiera trzy strony, więc przy długich specyfikacjach licz strony, a nie dokumenty. Dwie liczby na zakotwiczenie: 250 stron to 130 zł netto/mies., a 1000 stron — 390 zł netto/mies. To odpowiednio około 0,52 zł i 0,39 zł za stronę, czyli im większy pakiet, tym niższy koszt jednostkowy. Pełną tabelę progów zebraliśmy w cenniku Comarch ERP Optima, razem z pakietem demonstracyjnym do testu na własnych dokumentach. Do licencji dochodzi jednorazowa konfiguracja i szkolenie.

Kiedy OCR się zwraca, a kiedy nie

Rachunek jest prosty, podstaw własne liczby: dokumenty w miesiącu razy czas ręcznego wprowadzenia jednego razy koszt godziny — po drugiej stronie cena pakietu i wdrożenie. Jednego progu dla wszystkich nie ma, bo różnice w czasie wprowadzania dokumentu są większe niż różnice w cenach pakietów. Z praktyki:

• Kilkanaście dokumentów miesięcznie — wygoda, nie oszczędność. Tyle faktur księgowość wprowadzi szybciej, niż potrwa uporządkowanie skanowania.
• Od kilkudziesięciu w górę, przy powtarzalnych dostawcach — tu zaczyna się realna oszczędność, bo uczenie układów pracuje na Twoją korzyść z każdym miesiącem.
• Setki dokumentów — biura rachunkowe i firmy wielooddziałowe. Tam OCR zwraca się najszybciej i tam najbardziej boli jego brak.

Uczciwie: gdy większość kosztów przychodzi już przez KSeF albo wąskim gardłem nie jest wpisywanie, tylko akceptacja i opis kosztu przez osoby merytoryczne — właściwym narzędziem jest obieg dokumentów, czyli Comarch BPM, a nie rozpoznawanie treści.

Najczęstsze pytania o Comarch OCR i faktury kosztowe