Comarch OCR

Comarch OCR to usługa Comarch rozpoznająca dane z faktur kosztowych — ze skanów, zdjęć i plików PDF — i wprowadzająca je do systemu ERP. Odczytuje NIP i dane sprzedawcy, numer dokumentu, daty wystawienia i sprzedaży, formę i termin płatności, numer rachunku bankowego oraz kwoty w stawkach VAT, a przy opcji Pobierz dokument z pozycjami także nazwę, ilość, jednostkę, cenę i stawkę VAT pozycji. Rozpoznane faktury trafiają do rejestru VAT zakupu; w Comarch ERP XL, gdzie usługa działa od wersji 2019.1.0, można je wczytywać także z listy faktur zakupu (FZ) i przyjęć zewnętrznych (PZ).

To nie jest sam odczyt tekstu. Sprzedawcę identyfikuje po NIP-ie i uzupełnia danymi z rejestru GUS, a przy fakturach w języku angielskim — z bazy VIES; weryfikuje przy tym jego status w VAT. Sprawdza, czy nabywcą na dokumencie jest Twoja firma, ostrzega przy powtórzonym numerze faktury od tego samego dostawcy i przy dacie spoza bieżącego lub poprzedniego miesiąca, a oryginał — przy włączonym parametrze konfiguracji — zapisuje jako załącznik o typie Dokument OCR.

Wczytany dokument jest domyślnie niezweryfikowany: dopóki operator nie oznaczy go jako zweryfikowanego, system nie pozwoli go zatwierdzić. Podgląd oryginału otwiera się wprost na formatce, obok wpisanych danych. OCR nie zastępuje księgowości, przenosi ją z przepisywania do kontroli. Granice warto znać: liczy się jakość obrazu (skan w pionie, bez ucięć, plik do 20 MB), a dokumentów odręcznych i faktur w językach innych niż polski i angielski usługa nie rozpoznaje.

Licencję rozlicza się pakietami OCR & KSeF liczonymi stronami — faktura na trzech stronach zużywa trzy strony, a stan pakietu sprawdzisz opcją Sprawdź ilość stron do wykorzystania. Jest też pakiet demonstracyjny do testu na własnych fakturach. Przy doborze pakietu licz się z KSeF: krajowa faktura ustrukturyzowana przychodzi gotowa, nie ma w niej czego rozpoznawać, więc liczy się wolumen dokumentów spoza KSeF — faktur zagranicznych, dokumentów od podmiotów jeszcze nieobjętych obowiązkiem i archiwum sprzed wdrożenia.

Jako autoryzowany partner Comarch wdrażamy Comarch OCR w Comarch ERP Optima i XL: szacujemy wolumen dokumentów spoza KSeF i dobieramy pakiet, konfigurujemy wczytywanie i zapis załączników, ustalamy zasady zakładania kart kontrahentów i towarów oraz uprawnienia operatorów, a księgowość szkolimy z weryfikacji. Licencjonowanie ustalamy indywidualnie.